○佐賀県東部環境施設組合文書規程
平成30年1月1日
訓令第4号
目次
第1章 総則(第1条―第5条)
第2章 所掌事務(第6条・第7条)
第3章 帳簿(第8条・第9条)
第4章 文書の受領(第10条―第13条)
第5章 文書の処理(第14条―第22条)
第6章 施行及び発送(第23条―第30条)
第7章 整理及び保存(第31条―第38条)
第8章 雑則(第39条)
附則
第1章 総則
(趣旨)
第1条 この規程は、別に定めるもののほか、組合の文書事務の取扱いに関し必要な事項を定めるものとする。
(1) 文書 組合において収受し、施行し、又は保管する全ての文書、図面、写真、フィルム、電磁的記録(電子的方式、磁気的方式その他の方式で作られた記録をいう。以下同じ。)等をいう。
(2) 課 佐賀県東部環境施設組合事務分掌規則(平成30年佐賀県東部環境施設組合規則第2号)第2条第1項に規定する課をいう。
(令5訓令3・一部改正)
(文書の取扱いの原則)
第3条 文書は、全て正確かつ迅速に取り扱い、常に整備して事務能率の向上に資するよう努めなければならない。
(文書の区分)
第4条 文書の区分は、次のとおりとする。
(1) 法規文
ア 条例 地方自治法(昭和22年法律第67号)第14条の規定に基づき条例とするもの
イ 規則 地方自治法第15条の規定に基づき規則とするもの
(2) 公示文
ア 告示 一定の事項を公式に広く一般に公示するもの
イ 公告 一定の事項を特定の個人又は一般に周知せしめるもの
(3) 令達文
ア 訓令 組合の職員に対して一定の事項につき命令するもの
イ 内訓 訓令で機密に属するもの
ウ 指令 上申、伺、願等に対して意思を表示するもの
(4) 一般文書
ア 対内文書 組合の機関相互において収発する一般文書
イ 対外文書 上記以外の一般文書
(公文例)
第5条 文書の公文例は、別に定める。
第2章 所掌事務
(総務課長の職務等)
第6条 総務課長は、組合における文書事務を統括するとともに、各課の課長に対し、文書事務について必要な措置を求めることができる。
2 各課の課長は、常に事務局の文書事務が円滑かつ適正に処理されるよう努めなければならない。
(令5訓令3・一部改正)
(文書主任)
第7条 各課に文書主任を置く。
2 文書主任は、各課の庶務担当係長をもって充てる。
3 文書主任は、次に掲げる事項を掌理する。
(1) 文書の収受、配布及び発送に関すること。
(2) 文書の処理に関すること。
(3) 文書の整理に関すること。
(4) 文書の保管及び引継ぎに関すること。
(5) その他文書の処理に関し必要なこと。
(令5訓令3・一部改正)
第3章 帳簿
(総務課備付帳簿)
第8条 文書の取扱いのため、総務課に次の帳簿を置く。
(1) 法規公示令達番号簿 様式第1号
(2) 特殊文書等授受簿 様式第2号
(3) 切手受払簿 様式第3号
(令5訓令3・一部改正)
(事務局備付帳簿)
第9条 文書取扱いのため、総務課に次の帳簿を置く。
(1) 文書整理簿 様式第4号
(2) その他必要な帳簿
(令5訓令3・一部改正)
第4章 文書の受領
(文書の配布区分)
第10条 組合に到達した外来文書は、総務課において受領する。ただし、郵便料の未払又は不足の文書については、公務に属するものに限り料金を支払い、これを受領することができる。
2 前項の規定により受領した文書のうち、封筒等の記載事項により配布先が明らかであるものは、次に定めるところにより処理しなければならない。
(1) 特殊な取扱いに係る郵便(現金書留、書留、簡易書留、特別送達等をいう。)、重要な物品等は、特殊文書等授受簿に登載する。
(2) 電報及び速達郵便は、その余白に受付印(様式第5号)及び受領時刻を記入し、速やかに所管係へ配布する。
(3) 前2号に掲げる文書以外のものは、そのまま所管係に配布する。
3 第1項の規定により受領した文書のうち、封筒等の記載事項からは配布先が明らかでないものは、開封の上処理するものとする。
(令5訓令3・一部改正)
(文書受領の特例)
第11条 次に掲げる文書は、前条の規定にかかわらず、所管課が直接受領することができる。
(1) 定例又は軽易な文書で一時に多数を受領する文書
(2) 所管課に持参された文書又は職員が出張先等で受領した文書
2 電子メールによる文書は、所管係において受信する。
3 ファクシミリによる文書は、総務課又は所管課において受信し、総務課で受信したものはその電磁的記録の内容を速やかに紙に出力し、所管課に配布するものとする。
(令5訓令3・一部改正)
(複数の課に関連する文書の配布)
第12条 2以上の課に関連する文書は、その関係の最も深い課に配布するものとする。その関係の度合を定めがたいとき、又は異例に属するものは、総務課長がその配布先を定めるものとする。
(令5訓令3・一部改正)
(至急文書の取扱い)
第13条 総務課長は、特に管理者が至急閲覧を必要と認める文書については、所管課に配布する前に、管理者の閲覧に供しなければならない。
(令5訓令3・一部改正)
第5章 文書の処理
(収受処理)
第14条 文書主任は、配布を受けた文書には受付印を押し、文書整理簿等に登載した後、担当者に配布しなければならない。
2 担当者は、配布を受けた文書でその所管に属しない文書を受理したときは、直ちに総務課に返付しなければならない。
3 次に掲げる文書については、第1項の規定による登載を省略することができる。
(1) 案内書その他これらに類する軽易な文書
(2) 新聞、雑誌、冊子その他これらに類する印刷物
4 所管課において受信した電子メール等による文書については、その電磁的記録の内容を速やかに紙に出力し、前3項の規定の例により処理するものとする。
(令5訓令3・一部改正)
(要供覧収受文書)
第15条 収受した文書は、上司の閲覧に供しなければならない。
2 前項に規定する文書のうち次に掲げるものは、意見等を付して速やかに上司に供覧し、その指示を受けなければならない。
(1) 重要な事案で処理について直接上司の指示を必要とするもの
(2) 処理について長期の時日を要すると認められるもの
(文書の記号及び番号)
第16条 文書には、文書記号及び文書番号を付けなければならない。
2 文書番号は、当該文書を収受し、又は発送する順序に従い、会計年度ごとに付するものとし、同一事案については、完結に至るまで同一番号を用いなければならない。ただし、事案が2年度以上にわたる場合は、後年度において更新するものとする。
(事務の処理)
第17条 事務を処理するには、文書をもって処理しなければならない。ただし、急を要するものは、口頭又は電話で処理し、重要な事項についてはその要領を摘記し、この章の規定に準じて処理するものとする。
(起案)
第18条 文書の起案は、起案用紙(様式第6号)を用い、次に定めるところによりこれを作成しなければならない。ただし、軽易なもの又は閲覧にとどまるものは、当該文書の余白に必要事項を記入し起案することができる。
(1) 文書は、原則として1事案につき1起案とすること。
(2) 起案に当たっては、その理由を簡明に記載し、必要な場合は、関係法規その他参考となる事項を付記し、かつ、関係書類を添付すること。
(3) 対内文書には職名を用い、氏名、敬称等は省略すること。
(決裁の順序)
第19条 起案文書は、係員回議の上、上司の決裁を受けなければならない。
(議案等の決裁)
第20条 組合議会の議決、同意又はこれに報告を要する文書は、起案用紙所定の欄に「議案」と朱書し、総務課に合議し、審査を経た後に、管理者の決裁を受けなければならない。
2 条例、規則、規程等の制定改廃に係るものは、起案用紙所定の欄に「例規」と朱書し、総務課に合議し、審査を経た後に、管理者の決裁を受けなければならない。
3 重要な案件又は秘密若しくは急を要する文書は、起案用紙所定の欄に「重」又は「秘」若しくは「急」と朱書し、上司の決裁を受けなければならない。
(令5訓令3・一部改正)
(合議の順序等)
第21条 起案文書のうち他の係に関係ある事項については、原則として、所管課長の意思決定を受けた後、順次直属上司の意思決定並びに関係課長との合議を経て、決裁権者の決裁を受けなければならない。
2 前項の場合において、その事項が2以上の課の所管に属する事務に関するものであるときは、あらかじめ関係課と十分協議して起案しなければならない。
3 合議を受けた文書は、速やかにこれを処理しなければならない。
4 合議案に対して意見が合致しないときは、上司の決裁を受けなければならない。
(令5訓令3・一部改正)
(起案文書の変更及び廃案)
第22条 起案文書の内容を変更し、又は廃案するときは、合議先の課に再度合議しなければならない。
2 既決文書の内容を変更し、又は廃案するときは、前項の規定の例により処理し、再度上司の決裁を受けなければならない。
(令5訓令3・一部改正)
第6章 施行及び発送
(1) 法規文、公示文及び令達文 総務課において各種別ごとに暦年による順次番号を付し、法規公示令達番号簿に記帳すること。
(2) 法規文及び令達文 所管課で原議書の写しを作成し、原議書は、直ちに総務課に送付しなければならない。
(3) 公示文 原議書の写しを総務課に送付しなければならない。ただし、告示文のうち法規文に準ずるものについては、前号の規定を準用する。
(4) 議案文書 第2号の規定を準用する。
(令5訓令3・一部改正)
(浄書及び校合)
第24条 施行を要する文書は、所管課において浄書し、校合しなければならない。
(令5訓令3・一部改正)
(文書の発信者名)
第25条 対外文書は、管理者その他職務権限を有する者の職氏名をもって発信しなければならない。
2 前項の規定にかかわらず、事案の内容又は宛先により、事務局長名又は課長名を用いることができる。
(令5訓令3・一部改正)
(公印)
第26条 施行文書(電子メール等による文書を除く。)には、公印を押さなければならない。ただし、権利の得喪又は変更に関する文書その他重要な文書に該当しない文書については、これを省略することができる。
2 前項の規定にかかわらず、対内文書については、原則として公印及び契印を省略するものとする。
(令5訓令3・一部改正)
(対外文書の発送)
第27条 対外文書(電子メール等による文書を除く。)の発送は、総務課で行うものとする。ただし、急を要する場合及び時間外等やむを得ない場合は、所管課で取り扱うことができる。
2 電子メール等による文書の発送は、所管課で行うものとする。ただし、電子メール等による文書の発送は、その利用について相手先との合意がある場合に限り行うことができる。
(令5訓令3・一部改正)
(郵送文書の発送)
第28条 郵送を要する文書は、総務課長が指定する時間までに総務課に送付しなければならない。ただし、直接郵便物発送事務を取り扱う課においては、当該課において取り扱うものとする。
2 前項の郵送は、料金後納に係る郵便は料金後納郵便差出票により、郵便切手に係る郵便は切手受払簿に登載の上発送しなければならない。
(令5訓令3・一部改正)
(対内文書の発送)
第29条 対内文書は、総務課において直接配布するものとする。
(令5訓令3・一部改正)
(文書の完結)
第30条 施行を終わった起案文書には、施行年月日を記入しなければならない。
第7章 整理及び保存
(保存上の注意)
第31条 文書は、常に整理し、重要なものは、非常災害時に際して支障がないようあらかじめ適当な処置を講じておかなければならない。
(未処理文書の整理及び保管)
第32条 未処理文書は、担当者において一定の場所に整理保管し、常にその所在を明らかにしておかなければならない。
(完結文書の整理)
第33条 完結文書は、所管係において次に定めるところによって編さんし、所定の位置に整理保管しなければならない。
(1) 文書は、一部を除き全て会計年度ごとに編さんし、同一事件で数年にまたがるものは、その事件終了の年度に総合し、他の事件に関係するものは、その関係の最も深いものに編さんし、その旨を明記しておくこと。
(2) 文書は、完結年月日の順に上から下に編さんすること。
(3) 完結文書には表紙及び背表紙を付し、簿冊の名称、文書分類記号・番号、所管係名等を記入すること。
(4) 簿冊の厚さは10センチメートルを限度として編さんしなければならない。ただし、紙数の多少によって数年分を合冊して編さんすることができる。
(文書の保存区分)
第34条 完結文書の種別及び保存期間は、特に定めのあるもののほか、別表第1のとおりとする。
2 保存期間は、処理完結の日の属する年度の翌年度の4月1日から起算するものとする。ただし、暦年によるものは、翌年1月1日から起算する。
3 文書を適正に保存整理するため、文書の系統的一覧表及び保存期間表としての機能を有する文書分類表を別に定める。
(保管及び引継ぎ)
第35条 編さんされた文書は、所管課で1年間保管し、常用する文書、秘密を要する文書その他所管課で保管することが適当と認める文書を除き、保管期間を経過した文書は、総務課長に引継ぎをしなければならない。
2 総務課長は、編さんされた文書の引継ぎを受けたときは、成冊、保存期間等の適否について審査し、不適当なものがあるときは、所管課に対し修正させることができる。
(令5訓令3・一部改正)
(文書の借覧)
第36条 文書を借覧しようとするときは、総務課長の承認を受けなければならない。
(令5訓令3・一部改正)
(文書のマイクロフィルム化等)
第37条 総務課長が所管課長と協議の上特に必要と認める文書(以下「原文書」という。)については、マイクロフィルムに撮影し、又は電子媒体に記録し、原文書と同様に取り扱うことができる。
2 原文書をマイクロフィルムに撮影し、又は電子媒体に記録する方法については、別に定める。
(令5訓令3・一部改正)
(廃棄処分)
第38条 保存期間が終了した文書は、所管課に通知し、総務課長が次に定めるところにより処分しなければならない。
(1) 文書の廃棄をなすときは、廃棄の履歴を残し処分しなければならない。
(2) 廃棄する文書で他人の名誉信用に関わるもの、秘密に属するもの又は公印、収入証紙、その他他に転用されるおそれがあるもの等は、それぞれ焼却し、若しくは他に利用できないように措置して処分しなければならない。
2 保存年限を経過しない文書でも保存の必要がないと認めた文書は、前項に規定する手続を経て廃棄することができる。
3 マイクロフィルムに撮影し、又は電子媒体に記録した原文書は、撮影又は記録後に行う検査に合格した後、廃棄するものとする。ただし、総務課長が特に原文書を保存する必要があると認めるものは、この限りでない。
(令5訓令3・一部改正)
第8章 雑則
(補則)
第39条 この規程に定めるもののほか、文書の管理に関し必要な事項は、管理者が別に定める。
附則
この訓令は、公布の日から施行する。
附則(令和5年訓令第3号)
この訓令は、令和6年4月1日から施行する。
別表第1(第34条関係)
第1種(永久保存)
1 条例、規則、例規及びその基礎となるべき起案文書等
2 組合議会の会議録、議決書等議会に関する重要な書類
3 重要な告示、訓令、指令、命令、伺及び通達
4 所轄行政庁の令達、通牒その他往復文書で重要な書類
5 組合の基本方針及び重要な計画に関する書類
6 訴願、訴訟及び不服申立てに関する書類
7 公有財産の取得管理処分に関する重要な書類
8 職員の任免、進退、賞罰、履歴その他身上に関する重要な書類
9 契約書等組合の権利義務に関するもので重要な書類
10 願、伺、届及びこれに対する指令又は認許可に関するもので重要な書類
11 組合所有財産台帳
12 基本財産積立金に関する書類
13 台帳、原簿等で重要な書類
14 公印台帳
15 設計書図面等で後年の参考となるもの
16 前各号に掲げるもののほか、永年保存の必要がある重要な書類
第2種(10年保存)
1 歳入歳出予算書及び決算書
2 補助金、交付金等に関する文書で重要なもの
3 永久保存以外の文書又は資料で比較的重要と認められ後年の参考に必要なもの
第3種(5年保存)
1 請願、陳情、要望等に関するもの
2 前号に掲げるもののほか、5年保存の必要がある書類
第4種(3年保存)
1 業務日誌等に関するもの
2 調査統計、報告及び証明に関する書類
3 文書の収受及び発送に関する帳簿
4 照会、回答その他重要な往復文書に関するもの
5 前各号に掲げるもののほか、3年保存の必要がある書類
第5種(1年保存)
1 軽易な照会、回答、願、伺、届等の書類
2 第1種から第4種までに属しないもの
(令5訓令3・一部改正)
